طريقة عمل شجرة الحسابات


 

طريقة عمل شجرة الحسابات: دليل شامل لإنشاء شجرة حسابات فعّالة

مقدمة:

شجرة الحسابات هي أساس النظام المحاسبي لأي مؤسسة أو شركة. إنها الأداة التي يتم من خلالها تصنيف وتنظيم الحسابات المالية بطريقة واضحة ومنهجية، مما يسهل عملية إعداد التقارير المالية والتقارير المحاسبية. في هذا المقال، سنتعرف على كيفية عمل شجرة الحسابات، أهميتها، وكيفية تنظيم الحسابات بشكل فعال.

ما هي شجرة الحسابات؟

شجرة الحسابات هي هيكل محاسبي يُستخدم لتصنيف الحسابات المالية بشكل هرمي. يتكون الهيكل من حسابات رئيسية وفرعية تساعد على تتبع جميع المعاملات المالية. يتضمن هذا النظام تحديد أنواع الحسابات، مثل الحسابات الإيرادية، المصروفات، الأصول، والخصوم، وغيرها.

أهمية شجرة الحسابات:

  1. تنظيم الحسابات: توفر شجرة الحسابات هيكلًا منطقيًا يساعد في تصنيف وتنظيم الحسابات بشكل يسهل الوصول إليها.

  2. تحقيق الشفافية المالية: يسهل استخدام شجرة الحسابات في تقديم التقارير المالية الشفافة والمفهومة.

  3. تحليل مالي أفضل: تسهم الشجرة في تحليل المعاملات المالية بشكل أدق.

  4. الامتثال للمحاسبة: تساعد الشركات في الامتثال للمعايير المحاسبية الدولية.

مكونات شجرة الحسابات:

  1. الحسابات الرئيسية (الفئات الكبرى): تكون هذه الحسابات هي الفئات الرئيسية التي تندرج تحتها الحسابات الفرعية. أبرز هذه الحسابات هي:

    • الأصول: وتشمل جميع الممتلكات التي تمتلكها الشركة (مثل النقد، الحسابات البنكية، الممتلكات).

    • الخصوم: وتشمل الديون والالتزامات المالية التي يجب على الشركة سدادها.

    • حقوق الملكية: تتضمن رأس المال والأرباح المحتجزة.

    • الإيرادات: مثل المبيعات والأرباح المحققة.

    • المصروفات: مثل تكلفة المبيعات، المصروفات التشغيلية.

  2. الحسابات الفرعية: هذه الحسابات تنتمي إلى الحسابات الرئيسية وتوفر تفاصيل دقيقة. مثلًا:

    • تحت حساب “الأصول”، قد يكون لديك حسابات فرعية مثل: “النقد في البنك” أو “الأصول الثابتة”.

    • تحت حساب “المصروفات”، يمكن أن تكون الحسابات الفرعية مثل: “المصروفات الإدارية” أو “المصروفات التشغيلية”.

  3. الترقيم أو التسمية: يتم ترقيم الحسابات أو تسميتها بطريقة منظمة تسهل التميز بين الفئات المختلفة. على سبيل المثال:

    • الأصول قد تبدأ برقم 1 (مثل: 101 – النقد).

    • الخصوم تبدأ برقم 2.

    • الإيرادات تبدأ برقم 3.

    • المصروفات تبدأ برقم 4.

خطوات إنشاء شجرة الحسابات:

1. تحديد الهيكل التنظيمي:

قبل البدء في إنشاء شجرة الحسابات، يجب تحديد الهيكل التنظيمي للمؤسسة، والتأكد من فهم الأنشطة المالية الرئيسية. مثلاً، الشركات الصغيرة قد تحتاج إلى هيكل حسابات أبسط مقارنة بالشركات الكبيرة.

2. تصنيف الحسابات:

ابدأ بتحديد الأنواع المختلفة من الحسابات التي تحتاجها شركتك. قسّم الحسابات إلى فئات رئيسية مثل:

  • الأصول

  • الخصوم

  • حقوق الملكية

  • الإيرادات

  • المصروفات

3. إعداد الحسابات الفرعية:

عند تحديد الفئات الرئيسية، قم بإعداد الحسابات الفرعية تحت كل فئة. على سبيل المثال:

  • تحت حساب “الأصول”، قد تكون الحسابات الفرعية مثل “الأصول المتداولة” و”الأصول الثابتة”.

  • تحت حساب “المصروفات”، يمكنك إضافة حسابات فرعية مثل “المصروفات الإدارية” و”المصروفات العامة”.

4. تحديد الترقيم:

من المهم تحديد نظام ترقيم مناسب لكل فئة وحساب فرعي. يمكنك استخدام ترقيم بسيط مثل:

  • الأصول: 1xx

  • الخصوم: 2xx

  • الإيرادات: 3xx

  • المصروفات: 4xx

5. تخصيص الحسابات لكل قسم:

قد يحتاج كل قسم من أقسام الشركة إلى حسابات منفصلة، مثل الحسابات الخاصة بالمبيعات أو المشتريات. يجب تخصيص الحسابات وفقًا لاحتياجات كل قسم، مع الحرص على تنظيمها بشكل يمكن من تتبع جميع المعاملات.

6. اختبار شجرة الحسابات:

بعد بناء شجرة الحسابات، تأكد من أنها تلبي احتياجاتك المحاسبية وأنها سهلة الفهم. من الأفضل إجراء اختبار على بعض المعاملات لتحديد ما إذا كانت الشجرة توفر التفاصيل الكافية.

7. التحديث المستمر:

من المهم تحديث شجرة الحسابات بانتظام لمواكبة التغييرات في العمليات المالية أو التوسع في الأعمال.

نموذج لشجرة حسابات بسيطة:

  1. الأصول

    • 101: النقد

    • 102: الحسابات البنكية

    • 103: الأصول الثابتة

  2. الخصوم

    • 201: الحسابات الدائنة

    • 202: القروض

  3. حقوق الملكية

    • 301: رأس المال

    • 302: الأرباح المحتجزة

  4. الإيرادات

    • 401: المبيعات

    • 402: الإيرادات الأخرى

  5. المصروفات

    • 501: المصروفات التشغيلية

    • 502: المصروفات الإدارية

نصائح لتحسين شجرة الحسابات:

  1. المرونة: يجب أن تكون شجرة الحسابات مرنة بحيث يمكن تعديلها مع تطور الأعمال.

  2. البساطة: الحفاظ على بساطة الهيكل يسهل فهمه واستخدامه.

  3. التنظيم الجيد: استخدم العناوين الفرعية بشكل منطقي ومرتب.

  4. التوافق مع المعايير المحاسبية: تأكد من أن شجرة الحسابات تتوافق مع المعايير المحاسبية المعترف بها دوليًا أو محليًا.

أسئلة شائعة (FAQs)

  1. هل يمكنني تعديل شجرة الحسابات بعد إنشائها؟
    نعم، يمكنك تعديل شجرة الحسابات بشكل دوري لتناسب التغيرات في العمليات المالية أو الأعمال.

  2. هل شجرة الحسابات تختلف بين الشركات؟
    نعم، تختلف شجرة الحسابات من شركة لأخرى بناءً على الحجم، القطاع، والاحتياجات الخاصة.

  3. هل أحتاج إلى برامج خاصة لإنشاء شجرة الحسابات؟
    يمكنك استخدام برامج محاسبية متخصصة مثل “QuickBooks” أو “Xero”، أو حتى إنشاء شجرة الحسابات يدويا باستخدام برامج Excel.

  4. كيف يمكنني التأكد من أن شجرة الحسابات متوافقة مع المعايير المحاسبية؟
    من المهم متابعة التحديثات المحاسبية وتعديل الشجرة بما يتوافق مع المعايير الدولية مثل IFRS أو GAAP.

  5. هل يمكنني دمج أكثر من فئة حسابات في شجرة واحدة؟
    نعم، يمكنك دمج الفئات الحسابية المختلفة في شجرة واحدة لتسهيل الوصول إلى الحسابات المختلفة.

خاتمة:

إن شجرة الحسابات هي حجر الزاوية في أي نظام محاسبي، حيث تساعد على تنظيم المعاملات المالية بشكل دقيق وفعّال. من خلال إعداد شجرة حسابات صحيحة، يمكن للشركات تحقيق مزيد من الشفافية، تحسين تحليلاتها المالية، وضمان الامتثال للمعايير المحاسبية.

إذا كنت تبحث عن حلول لإدارة حساباتك المالية بشكل سحابي، يمكنك الاستفادة من منصة قلاري عبر هذا الرابط: رابط خصم قلاري.