كيفية ارسال الفاتورة الالكترونية

لإرسال الفاتورة الإلكترونية في السعودية، يجب أن تتبع الخطوات التالية:

1. التأكد من إعداد الفاتورة الإلكترونية

تأكد من أن الفاتورة قد تم إنشاؤها بشكل صحيح وفقاً للمتطلبات التي حددتها الهيئة العامة للزكاة والدخل. يجب أن تحتوي الفاتورة على:

• رقم الفاتورة.

• تاريخ الفاتورة.

• بيانات التاجر (اسم المنشأة، الرقم الضريبي).

• بيانات العميل.

• تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة.

• قيمة الضريبة المضافة.

2. تسجيل الفاتورة عبر النظام الإلكتروني

بعد إنشاء الفاتورة، يجب أن يتم تسجيلها في نظام الفواتير الإلكترونية. يتم ذلك عادةً من خلال بوابة الفاتورة الإلكترونية التابعة للهيئة العامة للزكاة والدخل. يمكن الوصول إلى النظام من خلال الرابط الرسمي منظومة الفاتورة الإلكترونية.

3. التوقيع الإلكتروني

يجب أن يتم توقيع الفاتورة إلكترونيًا باستخدام التوقيع الرقمي الخاص بالمؤسسة (الذي يحصل عليه من مزودي خدمات التوقيع الإلكتروني المعتمدين). هذا يضمن أن الفاتورة أصلية وغير قابلة للتعديل.

4. إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل

بعد تسجيل الفاتورة في النظام وتوقيعها إلكترونيًا، يمكنك إرسال الفاتورة إلى العميل عن طريق:

• البريد الإلكتروني: إرسال الفاتورة كمرفق (عادة بصيغة PDF) عبر البريد الإلكتروني.

• الرسائل القصيرة (SMS): إرسال رابط للفاتورة عبر الرسائل النصية مع تعليمات كيفية تحميل الفاتورة من البوابة الإلكترونية.

• من خلال تطبيقات المحاسبة الإلكترونية: إذا كنت تستخدم برامج محاسبة متكاملة، قد يمكنك إرسال الفاتورة مباشرة من النظام إلى العميل.

5. تأكيد الاستلام

من الأفضل أن تتأكد من أن العميل قد استلم الفاتورة ووافق عليها، خاصة إذا كانت هناك أي تفاصيل مهمة تتطلب تأكيده.

6. تخزين الفاتورة

تأكد من حفظ نسخة من الفاتورة الإلكترونية في سجلاتك بشكل آمن وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والدخل، عادة لفترة خمس سنوات.

هل تحتاج للمزيد من التفاصيل حول أي خطوة؟