طريقة تسجيل الفاتورة الالكترونية


 

طريقة تسجيل الفاتورة الإلكترونية: دليل شامل للمبتدئين

أصبحت الفواتير الإلكترونية ضرورة قانونية وتجارية في العديد من الدول، بما في ذلك المملكة العربية السعودية ومصر، وذلك ضمن جهود التحول الرقمي والشفافية الضريبية. في هذا المقال، سنتعرف بالتفصيل على طريقة تسجيل الفاتورة الإلكترونية، أنواعها، وكيفية الامتثال للوائح الرسمية، بخطوات بسيطة مناسبة للمبتدئين، مع روابط داخلية لموقع eniup.com لتوسيع معرفتك التقنية والإدارية.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند تجاري رقمي يُصدر ويُحفظ إلكترونيًا، يثبت معاملات بيع السلع أو تقديم الخدمات، ويكون معتمدًا من قبل الجهات الضريبية المختصة. وهي تختلف عن الفاتورة الورقية التقليدية لأنها تحتوي على توقيع إلكتروني، ورقم تعريفي فريد، وبيانات مُنظمة قابلة للمعالجة آليًا.

أنواع الفواتير الإلكترونية

  1. فاتورة ضريبية إلكترونية: تصدر عند بيع سلعة أو خدمة لجهة خاضعة للضريبة (مثل الشركات).

  2. فاتورة مبسطة: تصدر عند البيع للمستهلك النهائي (B2C).

  3. إشعار دائن أو مدين إلكتروني: يُستخدم لتعديل الفواتير الأصلية في حال حدوث خطأ أو تغيير في المبلغ.

خطوات تسجيل الفاتورة الإلكترونية

1. التسجيل في المنصة الرسمية (مثل هيئة الزكاة أو مصلحة الضرائب)

في السعودية:

في مصر:

📌 لمزيد من المعلومات التقنية حول إعدادات المنظومة والأنظمة البرمجية، طالع eniup.com في قسم التحول الرقمي.

2. اختيار نظام فوترة إلكتروني معتمد

يمكنك استخدام:

  • نظام إدارة موارد (ERP) يدعم إصدار الفواتير الإلكترونية.

  • مزود خدمة خارجي معتمد من الهيئة.

  • برنامج مخصص للفوترة (مثل Zoho Invoice، أو برنامج محلي معتمد).

✅ تعرّف على أفضل أنظمة الفوترة الإلكترونية للشركات الصغيرة وكيفية اختيار الأنسب منها.

3. تهيئة النظام لربط الفواتير بالمنصة الحكومية

  • ربط النظام مع واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالجهة الضريبية.

  • التأكد من مطابقة تنسيق البيانات المطلوبة (XML أو JSON).

  • إدخال بيانات المنشأة، المورد، العميل، تفاصيل السلعة/الخدمة، رقم الفاتورة، التاريخ، والضريبة.

4. إصدار الفاتورة والتحقق منها

  • بعد تسجيل الفاتورة، يتم إرسالها آليًا إلى الهيئة للمراجعة.

  • تتلقى الفاتورة رقم تعريف UUID وختمًا زمنيًا (Timestamp).

  • في بعض الأنظمة، يجب تحميل رمز QR على الفاتورة المطبوعة أيضًا.

الشروط والمتطلبات الفنية للفاتورة الإلكترونية

الشرطالتوضيح
توقيع إلكترونييجب أن تكون الفاتورة موقعة رقمياً بشهادة رقمية موثوقة.
رمز الاستجابة السريع (QR Code)إلزامي على الفواتير المبسطة.
رقم تعريفي فريد (UUID)يُولد من النظام ويُرسل للهيئة مع كل فاتورة.
تنسيق XML/JSONيُستخدم لتسهيل تبادل البيانات مع الأنظمة الحكومية.

💡 للمزيد عن الربط الإلكتروني API ومعايير الأمان الرقمي، راجع دليل eniup.com حول التكامل البرمجي.

أهم الأخطاء الشائعة عند تسجيل الفواتير الإلكترونية

  • استخدام نظام غير معتمد من الهيئة.

  • إصدار فاتورة بدون توقيع إلكتروني.

  • عدم مطابقة التنسيق المطلوب (XML/JSON).

  • تأخير إرسال الفاتورة للمنصة.

  • إدخال بيانات غير مكتملة أو خاطئة (كاسم العميل أو الرقم الضريبي).

فوائد استخدام الفواتير الإلكترونية

  1. الامتثال القانوني وتفادي الغرامات.

  2. تسريع العمليات المحاسبية وخفض التكاليف.

  3. تحسين كفاءة الرقابة وتدقيق الضرائب.

  4. تعزيز المصداقية أمام العملاء والموردين.

  5. سهولة الوصول والتخزين السحابي للفواتير.

أسئلة شائعة عن تسجيل الفواتير الإلكترونية

1. هل الفاتورة الإلكترونية تغني عن الفاتورة الورقية؟

نعم، بمجرد اعتماد الفاتورة إلكترونيًا من الهيئة المختصة، فهي تغني عن الورقية ولا يلزم طباعتها، إلا في حالات طلب العميل نسخة.

2. هل يمكنني استخدام Excel أو Word لإصدار الفواتير؟

لا، لأن هذه الأدوات لا تدعم التوقيع الإلكتروني أو التنسيق المطلوب (XML/JSON). يجب استخدام نظام إلكتروني معتمد من الهيئة.

3. ما هو التوقيع الإلكتروني وكيف أحصل عليه؟

هو شهادة رقمية تثبت هوية المُصدر ويتم الحصول عليه من مزود خدمة مرخص، مثل “ثقة” في السعودية أو “EgyTrust” في مصر.

4. هل يتطلب النظام الفني مبرمجين أو تقنيين؟

ليس بالضرورة. بعض مزودي الخدمة يقدمون أنظمة جاهزة للمستخدمين بدون خبرة تقنية، بينما الأنظمة الأكبر تتطلب دعمًا فنيًا لدمج API.

5. هل التسجيل في الفوترة الإلكترونية إلزامي؟

نعم، في الدول التي اعتمدت الفوترة الإلكترونية، مثل السعودية ومصر، أصبحت إلزامية لجميع المكلفين الخاضعين للضريبة تدريجيًا.

هل ترغب في دليل عملي خطوة بخطوة لتجهيز شركتك للفوترة الإلكترونية؟ تصفح الآن مقالات التحول الرقمي عبر eniup.com.