شروط الفاتورة


 

شروط الفاتورة تُعد من العناصر الأساسية التي تضمن توثيق التعاملات المالية بين البائع والمشتري بطريقة قانونية وشفافة. تختلف تفاصيل الشروط بحسب نوع الفاتورة (ضريبية، تجارية، إلكترونية…)، ولكن هناك مجموعة من الشروط الأساسية التي يجب توفرها لضمان صحة الفاتورة وقانونيتها، خاصةً في الدول التي تطبق نظام الفوترة الإلكترونية مثل السعودية.

فيما يلي أبرز شروط الفاتورة المعتمدة:

1. البيانات الأساسية للفاتورة

  • رقم الفاتورة: رقم تسلسلي فريد لكل فاتورة.

  • تاريخ الإصدار: يوم وتاريخ إصدار الفاتورة.

  • اسم البائع وعنوانه: يشمل اسم المنشأة، العنوان، ورقم السجل التجاري (إن وجد).

  • اسم المشتري وعنوانه: ويُفضل وجود رقم الهوية أو الرقم الضريبي إذا كان المشتري خاضعًا للضريبة.

2. البيانات المالية

  • تفصيل المنتجات أو الخدمات: وصف واضح لكل منتج أو خدمة تم بيعها.

  • الكمية والسعر الفردي: لكل بند على حدة.

  • إجمالي المبلغ قبل الضريبة.

  • نسبة ضريبة القيمة المضافة (إن وجدت): غالبًا 15% في السعودية.

  • قيمة الضريبة المضافة.

  • إجمالي المبلغ شامل الضريبة.

3. شروط الدفع

  • طريقة الدفع: نقدًا، تحويل بنكي، بطاقة ائتمان…

  • مدة السداد: تاريخ الاستحقاق إذا لم يكن الدفع فوريًا.

  • سياسة التأخير: في حال وجود رسوم تأخير أو شروط جزائية للتأخير في السداد.

4. الشروط القانونية

  • الرقم الضريبي للبائع: إلزامي إذا كانت المنشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة.

  • الامتثال لنظام الفوترة الإلكتروني: الفاتورة يجب أن تكون إلكترونية وتصدر من خلال نظام معتمد مثل نظام فاتورة التابع لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية.

  • رمز الاستجابة السريعة (QR Code): إلزامي في الفاتورة المبسطة.

5. أنواع الفواتير وشروطها الخاصة

الفاتورة الضريبية:

  • تُستخدم بين منشأتين خاضعتين للضريبة.

  • يجب أن تتضمن الرقم الضريبي للطرفين.

  • تشمل جميع تفاصيل الضريبة.

الفاتورة المبسطة:

  • تُستخدم في البيع للمستهلك النهائي.

  • يُكتفى ببيانات البائع والمنتج دون الحاجة لتفاصيل العميل.

  • إلزامية في نقاط البيع.

6. شروط شكل الفاتورة

  • أن تكون مكتوبة باللغة العربية (مع إمكانية وجود نسخة ثانية بلغة أخرى).

  • أن تكون بصيغة إلكترونية قابلة للقراءة والمعالجة (XML أو PDF-A3).

  • أن تصدر من خلال نظام فوترة معتمد من هيئة الزكاة.

7. الاحتفاظ بالفواتير

  • يجب حفظ الفواتير إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 6 سنوات.

  • يجب أن تكون متاحة عند طلبها من الهيئة.

روابط داخلية مفيدة من [eniup.com]:

الأسئلة الشائعة (FAQ):

1. ما الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة المبسطة؟

الضريبية تُستخدم بين منشآت، وتحتوي على بيانات تفصيلية للطرفين، بينما المبسطة تُستخدم مع المستهلك ولا تتطلب بيانات المشتري.

2. هل يجب أن تحتوي الفاتورة على QR Code؟

نعم، في الفواتير المبسطة يجب وجود رمز QR وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

3. هل الفاتورة الورقية مقبولة؟

لا، اعتبارًا من تطبيق مرحلة الفوترة الإلكترونية، يجب أن تكون جميع الفواتير إلكترونية من خلال نظام معتمد.

4. كم مدة حفظ الفواتير؟

يجب حفظها إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 6 سنوات من تاريخ الإصدار.

5. ما هو النظام المعتمد لإصدار الفواتير الإلكترونية؟

يجب استخدام نظام معتمد من هيئة الزكاة والضريبة مثل “فاتورة” أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP المتوافقة.

هل ترغب في تصميم نموذج فاتورة جاهز بصيغة PDF أو Excel؟