تسجيل الفاتورة الالكترونيه


 

تسجيل الفاتورة الإلكترونية في السعودية: دليل شامل للمبتدئين

تعد الفاتورة الإلكترونية إحدى الخطوات الهامة في رحلة التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، وقد أصبحت إلزامية على جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة، وفقًا لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). في هذا المقال، سنتناول شرحًا مبسطًا ومفصلًا حول كيفية تسجيل الفاتورة الإلكترونية، وأنواعها، ومتطلبات تطبيقها، بالإضافة إلى أفضل الممارسات لضمان الامتثال.

محتويات المقال

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني متكامل. تحتوي على نفس بيانات الفاتورة التقليدية، ولكن يتم إصدارها وتخزينها بشكل رقمي، مما يسهل تبادلها ومراجعتها من قبل الجهات المختصة.

أنواع الفواتير الإلكترونية

تنقسم الفواتير الإلكترونية إلى نوعين رئيسيين:

  1. الفاتورة الضريبية: تُصدر من منشأة خاضعة لضريبة القيمة المضافة إلى منشأة أخرى (B2B).

  2. الفاتورة الضريبية المبسطة: تُستخدم عند البيع للمستهلك النهائي (B2C).

مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية

تم تطبيق الفاتورة الإلكترونية على مرحلتين:

1. المرحلة الأولى: “مرحلة الإصدار والحفظ”

بدأت في 4 ديسمبر 2021، وتتطلب من المكلفين إصدار الفواتير إلكترونيًا وحفظها عبر أنظمة إلكترونية.

2. المرحلة الثانية: “مرحلة التكامل”

بدأت تدريجيًا من 1 يناير 2023، وتشمل ربط الأنظمة الإلكترونية للمكلفين بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).

متطلبات تسجيل الفاتورة الإلكترونية

لتتمكن من تسجيل الفاتورة الإلكترونية بنجاح، يجب توافر العناصر التالية:

1. نظام إلكتروني مؤهل

يجب استخدام نظام أو برنامج إصدار فواتير يدعم متطلبات هيئة الزكاة.

2. التسجيل في منصة الفوترة الإلكترونية (فاتورة)

عليك الدخول إلى بوابة الهيئة الإلكترونية وتسجيل بياناتك في نظام الفوترة الإلكتروني.

3. امتلاك شهادة توقيع إلكتروني (PKI Certificate)

مطلوبة لمرحلة التكامل، وتصدرها الهيئة أو مزود خدمات معتمد.

خطوات تسجيل الفاتورة الإلكترونية

1. تسجيل الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة

2. الدخول إلى “منصة الفوترة الإلكترونية”

  • اختر “الخدمات الإلكترونية”.

  • ثم “الفوترة الإلكترونية”.

3. تسجيل نظام الفوترة الخاص بك

  • أضف بيانات النظام الإلكتروني أو مزود الخدمة الذي تستخدمه.

  • تأكد من أن النظام يدعم إصدار الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 مع QR Code.

4. تحميل شهادة التوقيع الإلكتروني

  • بعد الربط بنجاح، ستتمكن من تحميل شهادة التوقيع لاستخدامها في إصدار الفواتير المعتمدة.

مكونات الفاتورة الإلكترونية

لكي تعتبر الفاتورة الإلكترونية صحيحة ومعتمدة، يجب أن تحتوي على العناصر التالية:

  • رقم الفاتورة

  • التاريخ والوقت

  • اسم البائع والمشتري

  • رقم السجل التجاري

  • رقم ضريبة القيمة المضافة

  • وصف السلعة أو الخدمة

  • الكمية والسعر

  • نسبة ضريبة القيمة المضافة والمبلغ النهائي

  • رمز الاستجابة السريع (QR Code)

فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية

  • الامتثال الضريبي الكامل

  • تسهيل العمليات المحاسبية

  • تقليل التكاليف التشغيلية

  • تسريع إجراءات التدقيق والمراجعة

  • تعزيز الشفافية ومكافحة التستر التجاري

حلول إلكترونية موصى بها

لضمان تطبيق سلس للفوترة الإلكترونية، إليك بعض الحلول البرمجية المتوافقة:

  • برنامج Eniup
    يدعم إصدار الفواتير الإلكترونية بكفاءة مع تكامل سهل مع ZATCA. تعرف أكثر

  • Zoho Invoice
    سهل الاستخدام للشركات الصغيرة، ويدعم اللغة العربية.

  • SAPA
    مناسب للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى تخصيص متقدم.

تحديات وحلول شائعة

التحديالحل
النظام لا يدعم XML أو QRتحديث البرنامج أو استبداله بنظام معتمد مثل Eniup
فقدان الاتصال بمنصة ZATCAتحقق من الإنترنت أو اتصل بالدعم الفني
عدم فهم متطلبات الفاتورة الضريبيةالاستعانة بدليل ZATCA أو مزود خدمة مختص
فشل تحميل شهادة التوقيعمراجعة صلاحية الحساب أو التواصل مع الهيئة

نصائح لضمان الامتثال الكامل

  1. درب فريقك على النظام الجديد.

  2. تابع تحديثات ZATCA باستمرار.

  3. احتفظ بنسخ احتياطية من الفواتير.

  4. اختبر النظام قبل الاعتماد الكلي عليه.

  5. احرص على استخدام برنامج معتمد مثل Eniup.

أسئلة شائعة حول تسجيل الفاتورة الإلكترونية

1. هل يمكنني إصدار الفواتير الإلكترونية باستخدام Excel؟

لا، لا يُعتبر Excel نظامًا معتمدًا، ويجب استخدام نظام إلكتروني مؤهل.

2. هل التسجيل في الفوترة الإلكترونية إلزامي؟

نعم، لجميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة.

3. ما الفرق بين الفاتورة الورقية والإلكترونية؟

الإلكترونية تُصدر وتحفظ إلكترونيًا وتحتوي على QR Code ويمكن التحقق منها مباشرة من ZATCA.

4. كيف أعرف إن كان نظامي معتمدًا؟

يمكنك التأكد من خلال قائمة الأنظمة المعتمدة على موقع الهيئة أو التواصل مع مزود الخدمة مثل Eniup.

5. ماذا يحدث إذا لم ألتزم بالفوترة الإلكترونية؟

قد تتعرض للغرامات والعقوبات من الهيئة لعدم الامتثال.

هل لديك استفسارات إضافية؟ يسعدنا الرد عليها في التعليقات!