اجراءات الفاتورة الالكترونية


 

إجراءات الفاتورة الإلكترونية في السعودية تتضمن مجموعة من الخطوات الأساسية لضمان الامتثال للأنظمة واللوائح المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها:

1. التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية

يجب على المكلفين بالضريبة التسجيل في النظام الإلكتروني للفاتورة الضريبية عبر بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. التسجيل يتطلب إنشاء حساب وتقديم بعض المعلومات الخاصة بنشاط الشركة أو الفرد.

2. التأكد من توافر المتطلبات التقنية

يجب على الشركات والمكلفين التأكد من وجود الأنظمة المحاسبية المتوافقة مع متطلبات الهيئة. هذه الأنظمة يجب أن تدعم إنشاء الفواتير الإلكترونية وتخزينها بطريقة آمنة.

3. إصدار الفاتورة الإلكترونية

  • البيانات الأساسية: يجب أن تحتوي الفاتورة على بيانات معينة مثل اسم العميل، رقم الفاتورة، تاريخ الإصدار، المبلغ الإجمالي، وتفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة.

  • التوقيع الإلكتروني: يجب أن تتضمن الفاتورة توقيعًا إلكترونيًا يُثبت صحتها.

  • ترقيم الفاتورة: يجب أن يتبع ترقيم الفواتير تسلسلًا منطقيًا ومتوافقًا مع النظام المحاسبي.

4. الربط مع الهيئة

يتم إرسال كل فاتورة إلكترونية إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر النظام المحاسبي المتكامل الذي يدعمه نظام الفاتورة الإلكترونية. يجب أن يتم إرسال الفواتير في الوقت المحدد لتجنب الغرامات.

5. الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية

يجب على المكلفين بالضريبة الاحتفاظ بنسخ من الفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 5 سنوات من تاريخ الإصدار. هذا يتطلب تخزينها بشكل آمن وسهل الاسترجاع عند الحاجة.

6. مراجعة الفواتير وتعديلها

في حال وجود أخطاء في الفاتورة (مثل خطأ في المبلغ أو البيانات)، يمكن إصدار فاتورة تصحيحية. يتم تسجيل التعديل في السجل الضريبي بشكل دقيق.

7. التعامل مع الحالات الخاصة

  • الفواتير المجمعة: يمكن إصدار فواتير مجمعة للعملاء الذين لديهم عدة معاملات مع الشركة.

  • الفواتير المعدلة: إذا تم تعديل الفاتورة بعد إرسالها إلى الهيئة، يجب إرسال فاتورة معدلة.

8. التكامل مع الفواتير الورقية (إذا لزم الأمر)

يمكن للأعمال التي تعمل بنظام مزدوج (الفواتير الورقية والفواتير الإلكترونية) أن تنظم عملية إصدار الفواتير بحيث تتماشى مع المتطلبات الحديثة دون التأثير على نظام العمل.

9. التحقق من صحة الفاتورة

يُنصح باستخدام أدوات التحقق عبر الإنترنت للتأكد من صحة الفاتورة الإلكترونية، وخاصة تلك التي يتم إصدارها من قبل أطراف خارجية.

10. التقارير الضريبية

بعد إصدار الفواتير، يجب على المكلفين بالضريبة تقديم تقارير دورية عبر النظام للهيئة، تتضمن تفاصيل الفواتير المصدرة.

تساعد هذه الإجراءات في تبسيط عملية الفوترة، تحسين الشفافية، وتعزيز التحصيل الضريبي بشكل فعال.