طريقة ادخال الفاتورة الالكترونية


 

إدخال الفاتورة الإلكترونية يُعد من الخطوات الأساسية في العديد من الأنظمة المحاسبية في الشركات والمؤسسات، خاصة بعد تطبيق الأنظمة الضريبية الإلكترونية في بعض الدول. إليك خطوات عامة لإدخال الفاتورة الإلكترونية بطريقة صحيحة:

1. الحصول على الفاتورة الإلكترونية

  • أولاً، تأكد من أنك قد استلمت الفاتورة الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني أو من خلال النظام الإلكتروني الخاص بالشركة أو المورد.

  • عادةً ما تكون الفاتورة بصيغة PDF أو XML، وقد تحتوي على رموز QR أو أكواد شريطية تحتوي على معلومات أساسية.

2. فتح النظام المحاسبي أو تطبيق الفواتير

  • افتح النظام المحاسبي أو تطبيق الفواتير الذي تستخدمه في الشركة.

  • يمكنك استخدام الأنظمة المحاسبية المتكاملة مثل QuickBooks، Zoho Books، أو Microsoft Dynamics، أو الأنظمة المحلية الخاصة بكل دولة.

3. إدخال بيانات الفاتورة

عند إدخال الفاتورة الإلكترونية، تحتاج إلى تحديد المعلومات التالية:

  • رقم الفاتورة: الرقم المميز الذي تم تخصيصه من قبل المورد.

  • تاريخ الفاتورة: تاريخ إصدار الفاتورة.

  • اسم المورد: الاسم الرسمي للمورد أو الشركة.

  • معلومات السلع أو الخدمات: تحديد كل عنصر تم بيعه بما في ذلك الوصف والكميات والأسعار.

  • المبلغ الإجمالي: المبلغ النهائي الذي يتضمن الضرائب أو أي خصومات.

  • رقم الضريبة (إن وجد): إذا كانت الفاتورة تتضمن ضريبة، تأكد من إدخال الرقم الضريبي المرتبط بالعملية.

4. التحقق من التفاصيل

  • بعد إدخال البيانات، تأكد من صحة جميع المعلومات مثل الأرقام، والتواريخ، والمبالغ.

  • تحقق من تطابق المبالغ مع ما هو موجود في الفاتورة الإلكترونية التي تلقيتها.

5. إرفاق الفاتورة الإلكترونية

  • في معظم الأنظمة، هناك خيار لإرفاق النسخة الإلكترونية من الفاتورة (عادةً بصيغة PDF أو XML) للمراجعة المستقبلية.

  • يمكن تحميل الفاتورة على النظام باستخدام خيار “إرفاق مستند” أو “رفع ملف”.

6. إضافة الملاحظات أو الملاحظات الخاصة (اختياري)

  • بعض الأنظمة توفر خيار لإضافة ملاحظات خاصة على الفاتورة، مثل شرح طريقة الدفع أو أي تفاصيل أخرى متعلقة بالصفقة.

7. حفظ وتأكيد الفاتورة

  • بعد التأكد من صحة البيانات وإرفاق الملف الإلكتروني، اضغط على خيار “حفظ” أو “إدخال”.

  • في بعض الأنظمة قد تحتاج إلى التأكد من الفاتورة عبر طلب الموافقة من شخص آخر داخل الشركة.

8. توليد تقارير ضريبية (إذا لزم الأمر)

  • في حال كان لديك نظام محاسبي متكامل مع الإدارة الضريبية، يمكنك استخراج التقارير الضريبية اللازمة من خلال النظام مباشرة.

9. إرسال الفاتورة للجهات المعنية (اختياري)

  • إذا كان هناك ضرورة لإرسال الفاتورة لأطراف أخرى مثل مصلحة الضرائب أو العملاء، يمكنك استخدام النظام لإرسال الفاتورة مباشرة.

10. مراجعة الفواتير بانتظام

  • تأكد من متابعة الفواتير الإلكترونية وتحديث السجلات بشكل منتظم، خاصة إذا كانت الفواتير تشمل خصومات أو تعديلات.

هذه هي الخطوات الأساسية لإدخال الفاتورة الإلكترونية بشكل صحيح في النظام المحاسبي. يختلف التطبيق قليلاً حسب نوع النظام والبلد الذي تتواجد فيه.